Das Erstellen eines Mitarbeiterhandbuchs ist eine große Aufgabe, muss Sie jedoch nicht an Ihren Schreibtisch binden.
Vielleicht bauen Sie Ihr kleines Unternehmen aus und benötigen zum ersten Mal ein Mitarbeiterhandbuch. Oder Sie haben den Kürzeren gezogen und wurden nominiert, das veraltete Handbuch Ihres Unternehmens zu überarbeiten. In jedem Fall muss die Arbeit so umfassend wie möglich sein und unter anderem die Richtlinien des Unternehmens in Bezug auf Anwesenheit, Leistungen, Computernutzung, Sicherheitsverfahren, Arbeitsgesetze, Gewalt am Arbeitsplatz und sexuelle Belästigung enthalten. Potenzielle rechtliche Konsequenzen und der Umfang des Projekts können dazu führen, dass die Aufgabe überwältigend erscheint. Sie können jedoch verschiedene Maßnahmen ergreifen, um die Arbeit zu erleichtern.
Aktuelle Richtlinien überprüfen
Überprüfen Sie alle aktuellen Richtlinien und Verfahren, bevor Sie ein Mitarbeiterhandbuch erstellen. Ändern Sie vorhandene Richtlinien, die nicht ordnungsgemäß funktionieren, und fügen Sie gegebenenfalls neue hinzu, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen im neuen Handbuch enthalten sind. Der Prozess der vollständigen Richtlinienüberprüfung kann zeitaufwändig und etwas langwierig sein. Eine gründliche Richtlinienüberprüfung vor dem Erstellen des Handbuchs verzögert jedoch die Notwendigkeit, das Dokument später zu aktualisieren. Dies kann auch dazu beitragen, Sie rechtlich zu schützen, da die Erstellung eines formellen Dokuments mit Richtlinien und Verfahren Verpflichtungen für Sie und Ihre Mitarbeiter nach sich ziehen kann.
Wählen Sie eine Verteilungsmethode
Überlegen Sie sich bei der Erstellung Ihres neuen Mitarbeiterhandbuchs, wie Sie es am besten an die Mitarbeiter verteilen können. Gedruckte Handbücher funktionieren gut, sind jedoch in Abhängigkeit von der Größe des Projekts möglicherweise nur schwer intern zu erstellen. Elektronische Versionen des Handbuchs können problemlos aktualisiert und verteilt werden, es kann jedoch schwieriger sein, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ein elektronisches Dokument erhalten. Einige Staaten schreiben vor, dass jedem Mitarbeiter, der das Handbuch anfordert, Papierkopien des Handbuchs zur Verfügung gestellt werden müssen. Ziel ist es, die Informationen für die Mitarbeiter so leicht wie möglich zugänglich zu machen, um sie mit einer Referenz zu versorgen und zu verhindern, dass sie behauptet, von einer klar definierten Richtlinie nichts zu wissen.
Fragen Sie bei Legal nach
Mit dem Mitarbeiterhandbuch kann ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen Unternehmen und Mitarbeiter geschlossen werden. Dies kann für das Unternehmen von Vorteil sein, wenn im Handbuch beispielsweise eindeutig angegeben ist, dass das Unternehmen berechtigt war, einen chronisch abwesenden Mitarbeiter zu entlassen. Die Handbuchsprache kann aber auch gegen das Unternehmen wirken. Eine festgelegte Liste von Disziplinarverfahren, die vor der Kündigung eines Mitarbeiters einzuhalten sind, kann gegen ein Unternehmen angewendet werden, das einen Mitarbeiter entlässt, ohne zuvor alle im Handbuch beschriebenen Disziplinarmaßnahmen ausgeschöpft zu haben. Eine rechtliche Überprüfung stellt sicher, dass das Dokument allen Bundes- und Landesgesetzen entspricht und keine unbeabsichtigten rechtlichen Probleme aufwirft.
Aktualisieren
Einer der häufigsten Fehler, den Arbeitgeber machen, ist das Vergessen des Handbuchs, sobald das erste Projekt abgeschlossen ist. Sie müssen das Handbuch für Mitarbeiter zwar nicht häufig ändern, Änderungen des Arbeitsrechts und der internen Richtlinien können jedoch eine Aktualisierung des Handbuchs erforderlich machen. Wenn das Originalhandbuch vollständig ist, ernennen Sie jemanden im Büro, der für die Aktualisierung des Handbuchs verantwortlich ist, falls erforderlich. Diese Person sollte auch dafür verantwortlich sein, dass die Änderungen von einem Rechtsbeistand überprüft und das aktualisierte Handbuch an die Mitarbeiter verteilt werden.
