Organisieren Sie Finanzdokumente mit einem einfachen Ablagesystem.
Durch die Organisation Ihrer Finanzunterlagen können Sie Ihre Rechnungen pünktlich bezahlen, Ihr Guthaben nicht durch verspätete Zahlungen beschädigen und die Steuerzeit verkürzen. Das Werfen von Quittungen und Rechnungen in eine Schachtel kann Ihnen helfen, Ihre Unterlagen an einem Ort aufzubewahren, aber es bereitet Ihnen Kopfschmerzen, wenn Sie versuchen, diesen Papierkram zu sortieren, um ein wichtiges Dokument zu finden. Nehmen Sie sich zu Beginn des Jahres eine Stunde Zeit, um ein Finanzprotokoll zu erstellen und Ihre Finanzen im Griff zu behalten.
Kreditorendatei
Erstellen Sie eine Kreditorendatei, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Rechnungen pünktlich bezahlen. Legen Sie fällige Rechnungen in diesen Ordner und überprüfen Sie ihn jeden Montag, um sicherzustellen, dass Sie keine Zahlungen verpassen. Einige Rechnungen sind monatelang nicht fällig. Erstellen Sie daher eine Datei mit monatlichen 12-Abschnitten. Platzieren Sie Ihre Rechnungen in der Reihenfolge, in der sie fällig sind. Versenden Sie E-Mail-Daten - keine Fälligkeitstermine - damit Sie sie nicht versehentlich zu spät bezahlen. Wenn Sie Rechnungen manuell online bezahlen, dh der Kreditor oder Verkäufer bietet keine automatische Zahlungsoption, geben Sie eine Notiz mit dem gewünschten Fälligkeits- und Zahltag ein.
Bezahlte Datei
Sobald Sie eine Rechnung bezahlt haben, legen Sie sie in eine bezahlte Datei. Anstatt dies chronologisch zu ordnen, ordnen Sie Ihre Rechnungen nach Typ. Dies hilft Ihnen, wenn die Steuerzeit gekommen ist, insbesondere, wenn Sie ein Eigenheimgeschäft haben oder monatliche Kostenerstattungsberichte für Ihren Job erstellen. Gruppieren Sie Rechnungen in Kategorien wie "Privat", "Schuldentilgung", "Geschäft" und andere regelmäßig anfallende Ausgaben.
Sortiertechniken
Wenn Sie ein persönliches Budget oder ein Haushaltsbudget erstellt haben, möchten Sie möglicherweise Ihre Quittungen und Rechnungen chronologisch organisieren, um die Aktualisierung Ihres Budgets am Ende eines jeden Monats zu vereinfachen. Platzieren Sie Ihre Aufzeichnungen in einer Datei, die durch die Monate des Jahres geteilt wird. Wenn Sie Ihr Budget in einer Tabelle aktualisieren, während die Rechnung bezahlt ist, können Sie alternativ die gedruckte Datei nach Aufwandsart sortieren, damit Sie leicht darauf zugreifen können, wenn Sie eine bestimmte Rechnung oder einen bestimmten Rechnungssatz benötigen.
Online-Aufzeichnungen
Wenn Sie eine Rechnung online bezahlt haben, geben Sie eine handschriftliche Notiz in Ihre bezahlte Datei in der entsprechenden Kategorie ein oder fügen Sie am Ende eines jeden Monats Kreditkarten- und Kontoauszüge in Ihre Datei ein. Geben Sie jeder Kreditkarte und jedem Bankkonto einen eigenen Abschnitt in Ihrer Datei. Wenn Sie sich für papierlose Kontoauszüge angemeldet haben, drucken Sie jeden Monat Online-Kontoauszüge aus und speichern Sie sie in Ihrer Datei, damit Sie schnell darauf zugreifen können. Ein Drei-Ring-Ordner mit Trennseiten ist eine kostengünstige Möglichkeit, Kreditkarten- und Kontoauszüge bequem zu organisieren.
Buchhaltungssoftware
Mithilfe einer einfachen Tabelle wie Excel oder einer einfachen Buchhaltungssoftware wie Quicken oder Quickbooks können Sie Ihre Rechnungen und Quittungen für eine einfache Budgetierung, Nachverfolgung, Rechnungszahlung und Steuervorbereitung organisieren. Geben Sie alle Ihre Einnahmen und Ausgaben so ein, wie sie anfallen, um fehlerhafte Aufzeichnungen zu vermeiden, die beim Verlust von Papierrechnungen und Quittungen auftreten.
