Das Landesgesetz bestimmt, wo und wie Sie auf Ihre Personalakten zugreifen können.
Wenn Sie entlassen wurden, möchten Sie möglicherweise in Ihrer Personalakte nachsehen, welche Informationen Ihr Arbeitgeber über Sie gespeichert hat. Oder Sie möchten einfach nur die Richtigkeit der Aufzeichnungen überprüfen. Ob Ihr Arbeitgeber Ihnen Zugang zu Ihren Personalunterlagen gewähren muss, ist eine technische Angelegenheit, die in der Regel dem staatlichen Recht unterliegt.
Bundesgesetz
Im Allgemeinen schreibt das Bundesgesetz nicht vor, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen Zugang zu Ihren Personalunterlagen gewährt. Eine Ausnahme bildet die Arbeitsschutzbehörde. In diesem Fall haben Sie als ehemaliger Mitarbeiter das Recht, Aufzeichnungen über Arbeitsunfälle einzusehen, die Sie während Ihrer Beschäftigung erlitten haben und die unter die OSHA-Richtlinien fallen.
Landesgesetz
Wenn das Landesgesetz besagt, dass Sie das Recht haben, auf Ihre Personalakte zuzugreifen, kann es einige Bedingungen enthalten. Dies kann beinhalten, wie oft Sie auf die Datei zugreifen können, wer Kopien erhalten kann, welche Art von Aufzeichnungen Ihr Arbeitgeber führen kann, zulässige Korrekturen an der Datei vorgenommen werden können und Angaben Dritter.
Einbeziehungen
Wenden Sie sich an das Arbeitsamt Ihres Staates, um festzustellen, auf welche Art von Informationen Sie Zugriff haben. Möglicherweise können Sie Kopien von Aufzeichnungen einsehen und erhalten, die sich auf Ihre Leistung oder Beschwerden beziehen. Beispielsweise haben ehemalige Mitarbeiter in Kalifornien ein Recht auf ein Bewerbungsformular. Gehaltsabrechnungsformular; Anwesenheitslisten; Leistungsbeurteilungen; Urlaubs-, Entlassungs- und Abwesenheitsmitteilungen; Lohnpfändungen; Ausbildungs- und Schulungshinweise und Aufzeichnungen; und Hinweise auf Belobigungen, Warnungen, Disziplin und Kündigung.
Zeitrahmen und Gebühr
Ihr Arbeitgeber muss Ihnen innerhalb des vom Staat festgelegten Zeitraums Zugang zu Ihren Personalunterlagen gewähren. Beispielsweise hat ein Arbeitgeber in Kalifornien 30-Tage ab dem Zeitpunkt, an dem die schriftliche Anfrage gestellt wurde. Möglicherweise gibt es eine Obergrenze für die Anzahl der Anfragen, auf die Ihr Arbeitgeber antworten muss, z. B. eine Anfrage pro ehemaligem Mitarbeiter pro Jahr. Der Staat kann Ihrem Arbeitgeber auch gestatten, eine angemessene Gebühr zu erheben, um die Kosten für Fotokopien zu decken und Ihnen die Dienstleistung zu erbringen.
Ausschlüsse
Das staatliche Recht könnte Sie davon ausschließen, alles in Ihrer Personalakte zu sehen. Dies kann Referenzschreiben einschließen, es sei denn, Sie haben sie durch eine Klage vorgeladen. Aufzeichnungen über die Ermittlung einer möglichen Straftat; Aufzeichnungen, die Sie vor Ihrer Anstellung erhalten haben; und Dokumente, die von einem identifizierbaren Prüfungsausschuss erstellt wurden. Im Falle eines Empfehlungsschreibens kann Ihr Arbeitgeber möglicherweise nur die Identität der Person verbergen, die es verfasst hat.
Kein Gesetz
Wenn diesbezüglich kein Landesgesetz existiert und Sie auf Ihre Personalakten zugreifen müssen, fordern Sie diese höflich bei Ihrem Arbeitgeber an. Sie können mit einer mündlichen Anfrage beginnen. Wenn Ihr Arbeitgeber nicht antwortet, senden Sie eine schriftliche Anfrage. Wenn sie den Brief ignoriert oder Ihre Anfrage ablehnt und die Informationen für Ihre Situation von entscheidender Bedeutung sind, wenden Sie sich an einen Anwalt, der die Anfrage in Ihrem Namen stellen kann. Ein Arbeitgeber kann Strafen für die rechtswidrige Verweigerung des Zugriffs auf Ihre Personalunterlagen verhängen.
