Planen Sie eine erfolgreiche Veranstaltung im Voraus.
Sie können vielleicht in letzter Minute Wunder am Arbeitsplatz vollbringen, aber ein Büroereignis sollte nicht dazu gehören. Das Anbahnen einer Qualitätsangelegenheit erfordert eine detaillierte Planung sowie genügend Zeit, um ein Endprodukt zu erstellen, das die harte Arbeit widerspiegelt, die Sie und Ihr Team geleistet haben. Wenn Sie ein Büroereignis zusammenstellen, zögern Sie nicht, da - im Gegenteil zur öffentlichen Meinung - die Zeit vergeht wie im Fluge, ob Sie Spaß haben oder nicht.
Zählen Sie die Kosten
Zählen Sie die Münzen in der Firmenbank, bevor Sie Ihre Büro-Veranstaltung organisieren, um eine genaue Vorstellung davon zu bekommen, was Sie sich leisten können und was nicht. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Finanzabteilung nach einer schriftlichen Aufschlüsselung der zugewiesenen Mittel, um sicherzustellen, dass Sie nicht mit einem Jeans-and-Gym-Schuhbudget einen Black Tie-Event planen.
Stellen Sie Ihr Team zusammen
Stellen Sie Ihr Event-Planungsteam zu einem informellen Meet & Greet zusammen und geben Sie den Mitgliedern einen kurzen Überblick über die anstehende Aufgabe. Geben Sie allen Teilnehmern des Meetings eine schriftliche Beschreibung der Veranstaltung (einschließlich Zweck und Zielgruppe), das vorgeschlagene Budget sowie die Telefonnummern und E-Mail-Adressen aller Beteiligten. Senden Sie Ihre Mitglieder mit einer Hausaufgabe fort: Überlegen Sie lange und gründlich, wie die Veranstaltung zum Erfolg wird, und kehren Sie zum nächsten Meeting mit Ideen zum Austausch zurück.
Brainstorm
Halten Sie eine lange Brainstorming-Sitzung ab, um die Vorschläge und Kommentare jeder Person zu hören, egal wie verrückt oder weit hergeholt. Keine Zensur erlaubt - es geht nur darum, Ideen rauszuwerfen und zu sehen, was passiert. Schreiben Sie jede Idee auf ein Whiteboard oder eine Tafel, die die gesamte Gruppe anzeigen kann, um alle am Prozess aktiv zu beteiligen. Überlegen Sie anschließend, ob jede Idee machbar ist oder nicht, und schränken Sie Ihre Optionen ein, bis Sie eine realistische Vorgehensweise festgelegt haben.
Rollen verteilen
Nachdem Sie die Details des Ereignisses geplant haben, müssen Sie entscheiden, wer diese Details ausführt. Weisen Sie jedem Teammitglied schriftlich Rollen zu, damit jeder klar ist, was er tun soll. Weisen Sie die Aufgaben nicht nach dem Zufallsprinzip zu oder richten Sie sich ausschließlich nach den Vorlieben der Teammitglieder. Koppeln Sie Leute mit Jobs, die am besten zu ihrer Persönlichkeit und ihren beruflichen Stärken passen. Geben Sie Sally nicht die Aufgabe, die Veranstaltungsraumverträge rechtzeitig zu unterzeichnen, wenn Sie bemerken, dass sie chronisch spät zur Arbeit kommt, und bitten Sie Susan nicht, mit den Medien umzugehen und Beförderungen, wenn Sie sehen, dass sie eine introvertierte Einzelgängerin ist.
Erstellen Sie eine Zeitleiste
Eine Schritt-für-Schritt-Zeitleiste ist für die Organisation und Durchführung Ihres Büroereignisses von entscheidender Bedeutung. Arbeiten Sie vom Tag der Veranstaltung an rückwärts, um zu entscheiden, wie viel Zeit Sie für die Planung und die damit verbundenen Fristen haben. Beispielfragen: Wann müssen wir bezahlen, um den Platz zu reservieren? Wie lange dauert es, den Raum zu dekorieren? Wie schnell muss das Menü geplant, fertiggestellt und bezahlt werden? Wie weit im Voraus müssen wir einen Redner oder eine andere Unterhaltung buchen? Müssen wir den Transport zur und von der Veranstaltung arrangieren? Wird es Sitzplätze geben oder nicht - und wenn ja, müssen wir die Stühle zur Verfügung stellen? Setzen Sie reale und künstliche Fristen (und halten Sie sich an diese), um zu verhindern, dass Ihr Team in letzter Minute in blinder Panik umherirrt.
Reguläre Treffen
Sobald Ihr Team ausgeschaltet ist und die einzelnen Aufgaben ausgeführt hat, halten Sie regelmäßige Besprechungen ab, um das Team über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten und eventuell aufgetretene Probleme zu beheben. Suchen Sie sich gegenseitig nach Vorschlägen, Lösungen und moralischer Unterstützung.
