E-Mail-Etikette ist am Arbeitsplatz erforderlich.
Effektive Kommunikation hilft, Vertrauen und Respekt unter den Mitarbeitern aufzubauen. Es kann auch dazu beitragen, eine Lernumgebung zu schaffen und Teams beim Erreichen von Zielen zu unterstützen. E-Mails sind eine schnelle Möglichkeit, miteinander zu kommunizieren. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Interaktion bei der Arbeit. Vor dem Versenden einer E-Mail müssen einzelne Personen unbedingt einige Etikette-Regeln einhalten, damit der Empfänger die beabsichtigte Bedeutung der Nachricht versteht. Arbeitgeber sollten den Mitarbeitern die richtige E-Mail-Etikette beibringen, um sicherzustellen, dass jede gesendete E-Mail professionell ist.
Bieten Sie Schulungen zur E-Mail-Etikette an. Schließen Sie diese Schulung für alle Personen ein, die für die Arbeit im Unternehmen eingestellt wurden. Legen Sie die Grundregeln für die gesamte Unternehmenskorrespondenz fest. Bitten Sie die Mitarbeiter, sich mit den Regeln vertraut zu machen und sie am Schwarzen Brett des Unternehmens anzuzeigen.
Halten Sie Lehrseminare zum Erstellen einer professionellen E-Mail ab. Geben Sie Beispiele für richtige und falsche E-Mails. Stellen Sie beispielsweise E-Mails bereit, die nicht korrekt adressiert sind, und verwenden Sie die Umgangssprache. Stellen Sie auch E-Mails bereit, die eine perfekte Struktur aufweisen.
Senden Sie fortlaufende Tipps zur E-Mail-Etikette im Unternehmensnewsletter oder E-Mail-Tipps einmal pro Woche. Mitarbeiter können sich leichter an Tipps und Tricks erinnern, wenn sie diese anstelle eines langen Dokuments nacheinander erhalten.
Besprechen Sie den richtigen Ton der E-Mails. Vermeiden Sie Umgangssprache und regionale Ausdrücke. Nicht jeder, der eine E-Mail liest, wird diese auf die gleiche Weise lesen, wenn sie eine nicht professionelle Sprache enthält. E-Mails sollten genau sein und auf den Punkt kommen.
Erläutern Sie den Zweck von E-Mails und wann E-Mails verwendet werden sollen oder wann Besprechungen stattfinden sollen. Normalerweise sollten E-Mails auf einen Bildschirm beschränkt sein. Wenn es länger ist und mehrere Probleme enthält, besprechen Sie diese am besten von Angesicht zu Angesicht.
Unterrichten Sie die Mitarbeiter, wie sie eine E-Mail-Signatur mit den Unternehmensinformationen einrichten. Halten Sie alle E-Mails innerhalb des Unternehmens für ein professionelleres Erscheinungsbild einheitlich.
Legen Sie Regeln für die Verwendung persönlicher E-Mails bei der Arbeit fest. Viele Arbeitgeber erlauben einige persönliche E-Mails. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter persönliche E-Mails auf ein Minimum beschränken. Dies sollte auch in den Unternehmensrichtlinien und -verfahren erläutert werden.
Bitten Sie die Mitarbeiter, Rechtschreibung und Grammatik zu überprüfen, bevor sie auf Senden klicken. Es genügt, die E-Mail einmal zu lesen, um nach Fehlern zu suchen, und dann die Rechtschreibprüfungsfunktionen in der E-Mail-Anwendung zu verwenden. Das Senden einer E-Mail mit mehreren Fehlern verringert die Glaubwürdigkeit. Dies gilt insbesondere für E-Mails an Kunden.
