Kommunikation ist die kritischste Aufgabe in der Rolle des Projektmanagement-Assistenten
Jeder Projektmanager muss irgendwo im Beruf beginnen und ist normalerweise in einer Assistenz-Projektmanagerrolle . Eine Assistentin würde die volle Verantwortung für kleinere Projekte übernehmen, aber bei größeren Projekten unterstützt sie den Hauptprojektleiter, indem sie einen Großteil der Verwaltungsarbeit übernimmt. Aber zwischen kleinen und großen Projekten wird sie bei allen Projektmanagementaufgaben von der Dokumentenverwaltung bis zur Vorausplanung erfahren sein.
Planung
Wenn sie an größeren Projekten arbeitet, hilft sie dem Auftraggeber bei der Planung von Ressourcen, Zeitplänen und Budgets. Dies kann das Sammeln, Entwickeln und Analysieren von für den Plan relevanten Daten umfassen und den Projektmanagern helfen, Ziele für das Team festzulegen. Die Assistentin und die Hauptmanager werden zusammenarbeiten, um die Zeit, das Geld und den Umfang des Projekts auszugleichen, die Parameter sind, die mit dem Kunden besprochen werden können. Als Assistentin wird sie erfahren, dass eine frühzeitige Planung dazu beiträgt, Störungen und Verzögerungen auf der ganzen Linie zu vermeiden. Die Assistentin arbeitet eng mit dem Projektteam zusammen und spielt eine wichtige Rolle bei der Berichterstattung über Hindernisse, die sie später im Projekt erwartet.
Kommunikation
Laut der britischen Vereinigung für Projektmanagement ist Kommunikation die wichtigste Aufgabe in diesem Beruf . Als Vermittler ist die Rolle des Assistenten wichtig für den Erfolg des Projekts. Der Auftraggeber legt Projektziele mit dem Kunden oder Senior Manager fest. Sie dokumentieren diese Ziele und kommunizieren sie über den Assistenten an das Projektteam. Wenn sie ihrem Projektleiter Verzögerungen im Projekt meldet, werden die dokumentierten Ziele vom Projektmanager nach Rücksprache mit dem Kunden aktualisiert. Der Assistent aktualisiert auch Zeitpläne, Budgets, Aufzeichnungen und Projektdokumente.
Teammanagement
Wenn sie an kleineren Projekten arbeitet, wird sie das sein, was das Büro für Arbeitsstatistik als "sichtbare Präsenz" für ihr Team bezeichnet wird in engem Kontakt mit ihnen sein. Wie jeder Manager muss sie ihr Team motivieren und sicherstellen, dass die Jobs im Zeitplan und Budget abgeschlossen werden. Im Gegensatz zu anderen Managern werden sich ihre Mitarbeiter bei jedem neuen Projekt ändern. Ihre Mitarbeiter werden unterschiedliche Fähigkeiten haben, sei es Marketing oder IT oder Verkauf, und eine andere Aufgabe für den Assistenten wird sein, all diese Arbeit zu einem einzigen erfolgreichen Projekt zusammenzufassen. Schließlich wird sie die Rolle der Personalentscheidungen im Team übernehmen, aber bei größeren Projekten wird die endgültige Personalentscheidung beim Hauptverantwortlichen liegen.
Qualitätskontrolle
Als effektiver Teambetreuer muss der Assistent die Qualität erhalten von der Arbeit ihres Teams. Eine ihrer Aufgaben besteht darin, Qualitätsüberprüfungen zu erstellen und Prüfungen im Projektplan zu kontrollieren. Als weitere Qualitätskontrollmaßnahme konnte sie ein System der gegenseitigen Begutachtung entwickeln und verwalten, bei dem die Teammitglieder die Arbeit des anderen überprüfen. Eine weitere bewährte Methode wäre die Implementierung und Verwaltung eines kontinuierlichen Verbesserungsprogramms.
