Ihre Herausforderung besteht darin, ein echtes Personalproblem darzustellen, ohne es zu übertreiben.
Wenn Ihr Unternehmen wie viele andere ist, hat es wahrscheinlich gelernt, von seinem Kapital zu profitieren Ressourcen, vor allem seine Mitarbeiter. Diese Fähigkeit kann eine Notwendigkeit in guten wirtschaftlichen Zeiten, aber besonders in Versuchen sein, wenn Mitarbeiter dazu aufgefordert werden, zusätzliche Stunden zu arbeiten oder Aufgaben zu erfüllen, die über ihre Arbeitsbeschreibung hinausgehen. Wenn die Bedingungen jedoch einen kritischen Punkt erreichen, ist es an der Zeit, dass sich das Management der Realität stellt, dass zusätzliches Personal benötigt wird. Als Manager besteht Ihre Aufgabe darin, das Problem ehrlich und ehrlich darzustellen und aufzuzeigen, wie zusätzliches Personal das Problem der Personalarmut löst. Wenn Sie den Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern vernünftig und überzeugend rechtfertigen können, sollten Sie in der Lage sein, Ihre Vorgesetzten zu gegebener Zeit zu beeinflussen.
Öffnen Sie Ihren Brief mit einer klaren, prägnanten Aussage, die die Bedingungen in Ihrem Unternehmen zusammenfasst deine Absicht. Sie könnten zum Beispiel sagen: "Wie Sie wissen, hat die Firma ABC in den letzten sechs Monaten einen regen Kundenzuwachs erlebt. Diese Situation ist zwar ein gutes Zeichen für die finanzielle Zukunft des Unternehmens, hat aber auch die Mitarbeiter übermäßig belastet, so dass ich respektvoll zusätzliche Mitarbeiter einstellen muss. "
Beschreiben Sie die Probleme, die das Unternehmen aufgrund seiner derzeitigen Mitarbeiterzahl hatte . Verwenden Sie mehrere zeitnahe Beispiele, die ein Bild von den Problemen zeichnen, die Ihr Leser visualisieren kann. Kundenreklamationen sind verpflichtet, Aufmerksamkeit von der oberen Führungsebene zu generieren, also zitieren Sie sie, wenn sie existieren. Verlassen Sie sich auf dokumentierte Fehlschläge, Fehler und verpasste Möglichkeiten, Ihren Fall für zusätzliche Personalausstattung zu unterstützen.
Skizzieren Sie die langfristigen Konsequenzen von Personalmangel in realen und anschaulichen Begriffen - aber übertreiben Sie nicht. Vielleicht möchten Sie die derzeitige Personalausstattung mit der früheren und optimaleren Personalausstattung vergleichen, aber vorsichtig und diplomatisch vorgehen. Pflegen Sie einen gleichmäßigen Ton; Rufen Sie keinen Sarkasmus an oder machen Sie dramatische Hinweise, wie zum Beispiel auf "eine lächerliche Situation" oder "ein Zugunglück, das darauf wartet, passiert zu sein."
Loben Sie die Bemühungen Ihres derzeitigen Personals, damit sie nicht als Ursache des Problems angesehen werden. Mit anderen Worten sagen sie, dass sie ihr Bestes geben, um mit der Nachfrage Schritt zu halten, aber sie brauchen Hilfe, um "die hohen Erwartungen des Unternehmens an hervorragenden Kundenservice und Zufriedenheit zu erfüllen".
Stellen Sie Ihre Lösung vor. Wenn die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters die ideale Lösung wäre, sagen Sie es. Aber wenn ein Teilzeitangestellter ausreicht, sollten Sie dies auch sagen. Das obere Management wird Ihre Ehrlichkeit und Glaubwürdigkeit bei der abschließenden Beurteilung Ihrer Anfrage abwägen.
Berücksichtigen Sie eventuelle Einwände gegen Ihre Anfrage. Höchstwahrscheinlich wird es Geld sein - immer ein heikles Thema, um zu navigieren. Widerlegen Sie den Einwand, indem Sie einen offensichtlichen Punkt machen: während Sie erkennen, dass ein zusätzlicher Mitarbeiter das Unternehmen Geld kostet, wird der Umzug zu höheren Einnahmen für das Unternehmen und größere Kundenzufriedenheit führen.
Machen Sie einen emotionalen Appell, der das obere Management versichert Sie haben die besten Interessen des Unternehmens im Blick. Weisen Sie zum Beispiel auf Ihre jahrelange Tätigkeit für das Unternehmen hin und unterstreichen Sie Ihr anhaltendes Engagement für seinen Erfolg. In diesem Fall könnten Sie auch sagen, dass die Einstellung von zusätzlichem Personal "kritisch" oder "wichtig" ist, um Langlebigkeit und Erfolg sicherzustellen.
Drücken Sie Ihren Dank für die Zeit und die Überlegungen des Empfängers aus. Bieten Sie an, Ihre Anfrage zu besprechen, sowie "jede alternative Lösung", die der Empfänger im Sinn hat.
Korrigieren und editieren Sie Ihren Brief sorgfältig für Rechtschreibung, Grammatik und insbesondere Ton.
Tipp
- Schreiben einer Anfrage für zusätzliches Personal ist im Wesentlichen gleichbedeutend mit dem Schreiben eines überzeugenden Appells. Sie müssen einige Emotionen hervorrufen, aber Ihre Worte mit Realismus mildern, damit Sie nicht an Glaubwürdigkeit verlieren. In diesem Sinne, überprüfen Sie Ihre Wortauswahl sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie Ihre Arbeitsumgebung so darstellen, wie sie wirklich ist.
