Viele stellvertretende Stadtschreiber wollen eines Tages Bürokauffrau werden.
Mit der effektiven Verwaltung einer Stadt sind viele administrative und organisatorische Aufgaben verbunden von denen in die Hände des stellvertretenden Stadtschreibers fallen. Personen in dieser Position führen überwiegend die klerikalen Aufgaben, die im täglichen Betrieb eines städtischen Gerichtes oder Stadtrats helfen. Sie arbeiten in der Regel unter der Aufsicht des Stadtschreibers und erfüllen Aufgaben wie die Beantwortung der offiziellen Korrespondenz, die Vorbereitung von Gerichtsdokumenten oder die Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen.
Job Dutties
Der stellvertretende Stadtschreiber leistet administrative Unterstützung für eine Reihe von Leute einschließlich Richter, der Stadtrat, die Beauftragten, die Beiräte und der Finanzdirektor einer Stadt. Je nach Büro, für das sie arbeitet, kann sie für die Vorbereitung und Verteilung verschiedener Rats- und Gerichtsdokumente verantwortlich sein; Aufzeichnung von Stadtbesprechungen und Minuten; und Verwalten von Verwaltungsdatensätzen und Dateien. Die stellvertretende Stadtschreiberin ist in der Regel die Hauptansprechpartnerin der Öffentlichkeit, daher wird sie Anrufe, Besucher und E-Mails für andere Mitarbeiter überprüfen, Anfragen stellen und Fragen beantworten. Sie kann auch andere Mitarbeiter beaufsichtigen und Verwaltungsaufgaben übernehmen, wenn der Stadtschreiber abwesend ist.
Eigenschaften
Da Kundenservice und administrative Aufgaben die beiden Hauptbestandteile dieses Jobs sind, muss der stellvertretende Stadtschreiber ein aktiver Zuhörer sein ist es angenehm, um Menschen herum zu sein. Sie sollte in der Lage sein, ein gutes Urteilsvermögen und Entscheidungsfähigkeit zu entwickeln und in Stresssituationen ruhig und effizient zu bleiben. Pünktlichkeit und Zeitmanagement sind wichtig, da sie in der Regel innerhalb einer festgelegten Agenda oder zu einem festen Termin arbeiten.
Fähigkeiten
Allgemeine Bürofähigkeiten sind ein Muss, und ein Kandidat für stellvertretender Stadtangestellter sollte mit Computern vertraut sein und Peripheriegeräte wie Drucker und Faxgeräte, und sie muss effizient tippen können. Gute verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind ebenfalls wichtig, und sie muss in der Lage und willens sein, effektive Arbeitsbeziehungen sowohl mit der Öffentlichkeit als auch mit den Verwaltungsbeamten der Stadt aufrechtzuerhalten.
Bildung
Die meisten Stellvertreterpositionen werden als Einsteiger-Stufen betrachtet benötigen nur ein Abitur oder gleichwertig. Während es selten erforderlich ist, kann ein College-Abschluss helfen, Sie von der stellvertretenden Stadtangestellten Position zu einer Aufsichtsposition schneller voranzutreiben, und es könnte eine Kandidatin die Kante über ihre Konkurrenz während der Einstellung geben. Vorherige Berufserfahrung in einem Büro oder Gerichtssaal ist von Vorteil. Einige Stellen verlangen auch, dass der stellvertretende Stadtschreiber Notar wird oder wird.
Arbeitsbedingungen
Während der Arbeit wird der stellvertretende Stadtschreiber viel Zeit in einem Büro verbringen, sitzend hinter einem Computer und Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben. Von einem Angestellten, der für die Unterstützung in Gerichtssälen verantwortlich ist, kann auch erwartet werden, dass er häufig zu und von einem Gericht läuft, und sie kann auch aufgefordert werden, schwere Kartons mit Akten und Dokumenten zu heben oder zu bewegen. Stellvertretende Stadtangestellte arbeiten tagsüber sowohl in Teilzeit- als auch in Vollzeitschichten, abhängig von den Bedürfnissen des städtischen Bürokaufmanns.
