Per Diem W-2 Reporting
Reisen zur Arbeit kann einige Vergünstigungen wie einen Tagessatz beinhalten, um Ihnen das Essen, die Unterhaltung und die Unterkunft zu erstatten. Dieses Geld kommt zu Ihrem Gehalt hinzu und gibt Ihnen oft Platz, um eine Mahlzeit zu genießen oder in einem Hotel zu übernachten, das für den Dollar des Unternehmens bezahlt wird. Es gibt jedoch einen möglichen Nachteil: Einige dieser Tagessätze können auf Ihrem W-2 als zu versteuerndes Einkommen ausgewiesen werden.
Was ist ein Tagessatz?
Ein Tagessatz ist ein täglicher Betrag, den Ihr Arbeitgeber festlegt, um Ihnen die Reisekosten zu erstatten. Zum Beispiel könnte Ihr Arbeitgeber Ihr Hotel mit der Kreditkarte des Unternehmens bezahlen, jedoch 50 USD pro Tag an Erstattungen zur Deckung Ihres Essens bereitstellen. In den meisten Fällen liegt es an Ihnen, wie Sie diese 50-Summe ausgeben. Sie müssen dem Arbeitgeber jedoch Quittungen oder Nachweise über die Höhe des zu erstattenden Tagessatzes vorlegen. Der Arbeitgeber könnte einen höheren Tagessatz zur Deckung aller Reisekosten vorsehen, so dass Sie das Geld für die Deckung Ihrer Hotel- und Verpflegungskosten budgetieren können.
Wenn es steuerpflichtig ist
Die IRS legt ein Limit für Tagessätze fest, die nicht als Einkommen gemeldet werden müssen. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen ein Tagegeld zur Verfügung stellt, das dem vom IRS festgelegten Betrag entspricht oder darunter liegtwerden die Tagessätze auf Ihrem W-2 nicht angezeigt. Wenn der Arbeitgeber jedoch mehr als den maximal zulässigen Betrag zur Verfügung stellt, betrachtet das IRS den Überschuss als Einkommen für Sie und verlangt, dass die Überschüsse auf Ihrem W-2 gemeldet werden. Der volle Betrag des Tagessatzes wird nicht gemeldet - nur die Differenz zwischen dem zulässigen Betrag und dem tatsächlichen Betrag.
Maximal zulässiges Tagegeld
Das IRS stellt die Publikation 1542 zur Verfügung, die Ihnen Richtlinien darüber gibt, wie viel eines Tagessatzes zulässig ist. Der Betrag hängt davon ab, wohin Sie reisen, da das IRS die Lebenshaltungskosten bei der Festlegung der Tagessätze berücksichtigt. Ab 2019 Der niedrigste zulässige Tagessatz beträgt $ 149Schätzung von 94 USD für Ihr Hotel und von 55 USD für Mahlzeiten, Unterhaltung und Nebenkosten.
Gemäß den Bundesrichtlinien gibt es in den USA nur 325-Sondergebiete (Non-Standard Areas, NSAs), deren Tagessätze über diesem bestimmten Basiswert liegen. Wie man sich wahrscheinlich vorstellen kann, fallen größere Städte aufgrund der höheren Lebenshaltungskosten in der Regel in die Kategorie der NSA.
Einbehalten von Belegen für Einkäufe
Die Aufbewahrung einer Quittung ist der Schlüssel, um die Kosten Ihres W-2 zu senken. Nicht rechenschaftspflichtig oder von Ihrem Arbeitgeber an Sie gezahlt Wenn Sie keine Quittungen vorlegen, gelten alle als zu versteuerndes Einkommen von der IRS.
Verwenden Sie für Ihre Einkäufe eine Kredit- oder Debitkarte anstelle von Bargeld, falls Sie Ihre Quittungen verlieren. Aufzeichnungen über Kredit- und Debitkarten enthalten das Datum, den Namen des Hotels oder Restaurants und den ausgegebenen Betrag. Das IRS verlangt von Ihnen zusätzlich zu Ihrer Kredit- oder Debitkartenabrechnung eine schriftliche Erklärung, aus der die fehlenden Belege hervorgehen, z. B. was Sie gegessen haben und mit wem. Einige Arbeitgeber akzeptieren keine Kreditkartenabrechnungen für Tagessätze. Überprüfen Sie daher Ihre Unternehmensrichtlinien.
