Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie ihre E-Mails überwachen, um sicherzustellen, dass alles professionell bleibt.
Obwohl das Internet die Produktivität Ihres Unternehmens verbessern kann, kann es auch missbraucht werden. Richtlinien zur Internetnutzung helfen dabei, akzeptables Online-Verhalten zu definieren und die Haftung des Unternehmens bei unangemessenen Maßnahmen zu begrenzen. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter, der unzählige E-Mails über den E-Mail-Server des Unternehmens versendet, das Unternehmen einer Haftung aussetzen. Die Richtlinien sollten den Mitarbeitern klare Anweisungen geben, wie der Internetzugriff des Unternehmens verwendet werden kann.
Acceptable Use
Akzeptable Nutzungsrichtlinien sind das Rückgrat der meisten Technologiestandards am Arbeitsplatz. Sie beschreiben, was Mitarbeiter im Internet können und was nicht. Zum Beispiel dürfen die Mitarbeiter nicht auf illegale oder unangemessene Websites wie Glücksspiele oder Pornografie zugreifen. Wenn Mitarbeiter solche Websites besuchen, kann das Unternehmen in allen sich daraus ergebenden Rechtsstreitigkeiten haftbar gemacht werden, obwohl die Unterzeichnung von Nutzungsrichtlinien durch Mitarbeiter dazu beiträgt, diese Haftung zu verringern. Solche Richtlinien helfen auch den Mitarbeitern, beispielsweise, sie davor zu schützen, Pornografie sehen zu müssen, wenn ein anderer Mitarbeiter sich ständig Pornografie ansieht und versucht, sie anderen Mitarbeitern zu zeigen. Diese Richtlinien sollten auch klar beschreiben, wie viel persönliche Zeit Mitarbeiter im Internet des Unternehmens verbringen können und welche Websites zulässig sind, z. B. persönliche E-Mail- oder soziale Netzwerke. Die Zeitdauer variiert je nach Unternehmen. Ein kreatives Marketingunternehmen kann es Mitarbeitern ermöglichen, auf der Suche nach Ideen willkürlich im Internet zu surfen, während ein Informationssicherheitsunternehmen möglicherweise keine persönliche Internetnutzung zulässt. Durch die regelmäßige Überwachung der Internetnutzung der Mitarbeiter wird sichergestellt, dass die Richtlinien eingehalten werden.
E-Mail-Adresse
E-Mail öffnet die Tür für Missbrauch, es sei denn, Sie haben strenge Richtlinien. Im Gegensatz zu persönlichen Gesprächen oder Telefongesprächen besteht eine gewisse Trennung, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Person senden. Die Bequemlichkeit von E-Mails macht es am Arbeitsplatz erforderlich, aber Ihre Internetnutzungsrichtlinie sollte den richtigen Umgang mit E-Mails regeln. Mitarbeiter sollten geschäftliche E-Mail-Konten ausschließlich für die geschäftliche Kommunikation verwenden, nicht für die persönliche Kommunikation. Die Richtlinie sollte in E-Mails nicht akzeptable Elemente wie sexuelle Kommentare oder Schimpfwörter sowie negative Kommentare zum Unternehmen oder zu Mitarbeitern enthalten. E-Mails werden oft jahrelang gesichert und gespeichert und hinterlassen Spuren, wenn unangemessenes Verhalten gemeldet wird. Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, dass ihre E-Mails überwacht werden können. Dies hilft sicherzustellen, dass Mitarbeiter das Unternehmen nicht für externe Kunden schlecht aussehen lassen und interne Belästigungen begrenzen können.
Downloads
Das Herunterladen von Dateien aus dem Internet oder von E-Mails erfordert strenge Regeln. Wenn ein Mitarbeiter versehentlich einen Virus herunterlädt, kann er das gesamte Unternehmenssystem infizieren. Die Richtlinien für die Internetnutzung sollten genau festlegen, welche Dateien heruntergeladen werden dürfen, von welchen Websites und wie vorzugehen ist. Wenn Sie es beispielsweise auf dem Desktop speichern, anstatt eine Datei direkt aus einer E-Mail zu öffnen, kann es während des Downloads über eine Antivirensoftware ausgeführt werden.
Folgen
Die Mitarbeiter müssen wissen, was mit ihnen geschehen kann, wenn sie die Richtlinien zur Internetnutzung nicht befolgen. Ein Standard-Verweisungsplan, wie eine mündliche Verwarnung für eine erste grundlegende Straftat, gefolgt von einer schriftlichen Verwarnung für die zweite Straftat und einer Entlassung für die dritte, gibt den Mitarbeitern klare Erwartungen hinsichtlich der Konsequenzen. Viele Unternehmen sehen strengere Strafen für schwerwiegende Verstöße vor, z. B. die sexuelle Belästigung von E-Mails, die von einem Arbeitsplatzcomputer gesendet werden. Für diese Straftaten kann der Mitarbeiter bei der ersten Straftat entlassen werden. Jeder Mitarbeiter sollte die Richtlinie unterzeichnen, um zu beweisen, dass er die akzeptable Nutzung des Internets des Unternehmens versteht. Der Missbrauch des Internets kann die Arbeitsumgebung für Mitarbeiter unangenehm machen, die sich mit anderen auseinandersetzen müssen, die ihre Arbeit abgebrochen haben, um ihre persönliche Zeit online zu verbringen, oder die unangemessene Websites in offener Sicht anderer besuchen. Die Umsetzung von Nutzungsrichtlinien stellt für alle Mitarbeiter die gleichen Erwartungen, um sie produktiver und komfortabler am Arbeitsplatz zu machen.
